Efficiënt Vergaderen

Hoe kan je efficiënt vergaderenHet overgrote deel van de vergaderingen is inefficiënt. Zo verliezen heel wat mensen jaarlijks vele uren, zoniet dagen, met nutteloze vergaderingen. Toch kan je met enkele simpele regels in acht te nemen een vergadering een pak efficiënter maken.

Hou het doel in het oog

Leg op voorhand het doel van de vergadering vast. Idealiter beperk je de vergadering best tot 1 doel. Als je toch persé meerdere doelen moet uitklaren, deel de vergadering dan op in verschillende delen. Gescheiden door een korte pauze.

Communiceer dit doel ook naar de deelnemers van de vergadering. Als dit mogelijk is op voorhand, anders bij het begin van de vergadering. Beperk je ook enkel tot topics die relevant zijn voor dit doel. Overbodige zaken moeten vermeden worden.

Zorg voor voorbereiding

Stuur samen met de uitnodiging van de vergadering een planning mee. Zo kan elke deelnemer zich voorbereiden en kunnen ze ook beter inschatten hoeveel tijd de vergadering zal innemen.

Wanneer je op voorhand al weet dat bepaalde zaken opgezocht zullen moeten worden verdeel je deze taken best ineens. Zo voorkom je dat je achteraf nog een tweede vergadering moet inleggen voor de resultaten van het opzoekwerk.

Rechtopstaand vergaderen

Rechtopstaande VergaderingJe kent het zelf ook wel; wanneer je in de zetel zit lijkt rechtstaan een enorme opgave. Dit geldt ook voor vergaderingen. Mensen stellen onbewust het moment uit dat ze moeten rechtstaan uit de comfortabele stoelen. Hierdoor duren vergaderingen vaak onnodig lang.

De oplossing hiervoor is rechtopstaand vergaderen. Hierbij gaat niemand zitten maar blijven alle deelnemers rechtstaan. Doordat je het comfortabele uit de vergadering haalt zijn de deelnemers meer to the point en wordt er sneller een akkoord bereikt. Een studie heeft uitgewezen dat rechtopstaande vergaderingen maar liefst 1/3e minder lang duren. En dit terwijl de kwaliteit van de vergadering gelijk bleef.

Ban laptops, gsm’s en tablets uit de vergadering

Maak duidelijke afspraken rond het gebruik van laptops, tablets en gsm’s in de vergaderruimte. In het beste scenario verbied je al deze elektronica. Zo blijft iedereen betrokken bij het gesprek.

Indien je vind dat een ban overdreven is kan je andere afspraken maken. Zoals alle toestellen op stil zetten of om de x-aantal tijd een e-mail pauze inlassen.

Share
Dit bericht is geplaatst in Onderzoek. Bookmark de permalink.